ARKIB NEGARA MALAYSIA (ANM): SEJARAH PENUBUHAN DAN CABARAN MASA KINI (Malaysia National Archieve: The History and Contemporary Challenges)

Transcription

1 ARKIB NEGARA MALAYSIA (ANM): SEJARAH PENUBUHAN DAN CABARAN MASA KINI (Malaysia National Archieve: The History and Contemporary Challenges) Oleh: Noorzahidah Mohd Zain Tatiana A. Denisova Ahmad Faisal Abdul Hamid Abstrak Fokus utama kajian ini adalah untuk mengetahui sejauh manakah peranan yang dimainkan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam menyusun, mengkategorikan dan memulihara koleksi dokumen mengenai Islam yang terdapat di Malaysia amnya dan dokumen mengenai Islam yang terdapat di Arkib Negara khususnya. Kajian ini akan menggabungkan tiga bentuk kajian iaitu kajian sumber primer, kajian perpustakaan dan kajian lapangan. Dalam membuat kajian, pengkaji telah Malaysia (ANM) menggunakan beberapa metode kajian iaitu metode pengumpulan data melalui pemerhatian, dokumentasi, wawancara serta metode menganalisis data yang melibatkan metode historis, metode perbandingan, metode induktif dan metode deduktif. Oleh itu, diharapkan kajian ini akan memberi manfaat dan rujukan kepada semua pihak terutamanya pihak ANM dalam mempromosikan institusinya kepada masyarakat di Malaysia serta dijadikan rujukan kepada pengkaji akan datang yang berminat untuk membuat kajian berkaitan ANM. Kata Kunci: Arkib Negara Malaysia (ANM), pemuliharaan, koleksi, dokumen mengenai Islam Abstract The main focus in this study is discovering how Malaysia National Archieve (ANM) played their role to categories and conversation document of Islam in Malaysia and document about Islam which keep in ANM. This study will combine three method which is study in primary research, library research dan field study. In make study, researcher has use some method which is collection data through observation, documentation, interview as well as method analyse data which involved historical method, method comparison, inductive method and deductive method. Hopefully, this study will give benefit reference to ANM in promoting this Noorzahidah Mohd Zain adalah calon Sarjana Usuluddin di Jabatan Sejarah dan Tamadun Islam, APIUM. Beliau boleh dihubungi melalui emel noorzahidahmohdzain@gmail.com Tatiana A. Denisova, PhD. Pensyarah kanan di Jabatan Sejarah dan Tamadun Islam, APIUM. Beliau boleh dihubungi melalui emel denistat@um.edu.my Ahmad Faisal Abdul Hamid, PhD. Pensyarah kanan di Jabatan Sejarah dan Tamadun Islam, APIUM. Beliau boleh dihubungi melalui emel faisal@um.edu.my 44

2 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, institution to community in Malaysia as well as reference to researchers will be coming that comcern to make study related ANM. Keywords: Malaysia National Archieve (ANM), conversation, collection, document about Islam Pendahuluan ANM merupakan sebuah Jabatan Kerajaan yang besar peranannya terutama dalam memulihara bahan-bahan bersejarah di negara kita. Arkib Negara adalah sebuah Jabatan Kerajaan yang terletak di bawah tanggungjawab Kementerian Kebudayaan, Kesenian Dan Warisan. Sebelum dinamakan sebagai Arkib Negara Malaysia, ia dikenali sebagai Pejabat Rekod Kerajaan yang ditubuhkan pada 1 Disember Kesedaran dan keperluan menubuhkan satu badan bagi mengadakan perkhidmatan rekod di Malaysia telah disedari sejak sebelum Perang Dunia ke-2 lagi yang mana keinginan tersebut telah menimbulkan tindakan positif melalui Surat Pekeliling Despatch 1948 dalam bulan Mac oleh Setiausaha Negara Britain, At Newboult yang telah mengarahkan agar penyiasatan dan pemerhatian yang teliti dilakukan ke atas rekod-rekod kerajaan di Malaya di mana telah membawa kepada terbentuknya satu jawatankuasa penyiasatan yang berhubung dengan pemeliharaan dan pemusnahan rekod-rekod awam yang telah dilantik oleh Setiausaha Malaya. 1 Antara ahli-ahli jawatankuasa tersebut terdiri dari pegawai-pegawai pentadbir Inggeris yang merangkumi Peguam Negara, Ketua Setiausaha Negeri, Pengarah Jabatan Ukur dan sebagainya. Namun begitu, jawatankuasa ini terbengkalai sehingga bulan Ogos 1951 dan dalam bulan Januari 1956, laporan jawatankuasa tersebut berjaya disiapkan walaupun telah beberapa tahun tertangguh. Menerusi jawatankuasa ini, akhirnya tertubuhnya satu jentera pentadbiran di bawah kawalan seorang pegawai Arkib Negara Malaysia (ANM) yang bertindak memelihara dan memisahkan dengan cara yang lebih sistematik terhadap rekod-rekod awam dan dokumen-dokumen bersejarah bagi seluruh Persekutuan Tanah Melayu yang mana pada akhirnya melahirkan Pejabat Rekod Awam pada 1 Disember Dokumen menurut Kamus Dewan Edisi Keempat adalah bererti sesuatu yang bertulis atau bercetak (seperti sijil kelahiran, sijil kematian dan lain-lain) yang digunakan sebagai rekod atau bukti. 3 Dokumen juga merupakan sumber primer yang mempunyai maklumat penting tentang sejarah terutamanya Islam. 1 Nur Hafizah Md. Hamzah (2009), Peranan Dan Sumbangan Arkib Negara Malaysia (ANM) : , ( Latihan Ilmiah, Program Sejarah Pusat Pengajian Sejarah, Politik Dan Strategi, Fakulti Sains Sosial Dan Kemanusiaan, Universiti Kebangsaan Malaysia), 1. 2 Ibid., Noresah baharom et.al (ed.), Kamus Dewan Edisi Keempat, c.2, Kuala Lumpur:Dewan Bahasa Dan Pustaka, 2007),

3 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini Pemuliharaan menurut Kamus Dewan Edisi Keempat adalah bermaksud perihal (proses, usaha, perbuatan dan sebagainya) memulihara (sesuatu). 4 Selain itu juga, pemuliharaan ialah suatu sains gunaan yang baru diperkenalkan di mana ia boleh didefinasikan sebagai pemeriksaan, pengawetan dan pemulihan. Pemeriksaan adalah prosedur terawal dilakukan bagi menentukan struktur asal dan bahan-bahan artifak tentang kerosakannya, perubahan dan kehilangannya; Pengawetan pula berfungsi bagi melambatkan atau menghalang kerosakan dalam bahan-bahan warisan atau artifak yang disebabkan oleh suhu persekitaran mereka agar struktur bahan-bahan tersebut kekal seperti ia ditemui; Pemulihan pula dibuat bagi menampakkan ia seakan-akan sama dengan keadaan asalnya dari segi bentuk, warna dan fungsinya tanpa menjejaskan nilai estetika dan kesejarahannya. 5 Secara amnya, arkib atau dalam bahasa Inggerisnya archives berasal dari perkataan Latin iaitu arkheion yang bermaksud segala dokumen umum, rekodrekod bersejarah bagi sesebuah negara serta tempat untuk menyimpan dokumendokumen dan bahan-bahan sejarah yang dianggap penting sehingga ke hari ini di samping khazanah-khazanah dan bahan-bahan bersejarah dapat dipelihara dan dilindungi agar tidak ditelan dek zaman, bahkan dapat diwarisi hingga ke generasi akan datang bagi membolehkan mereka mengetahui dan menjadikan peristiwaperistiwa bersejarah sebagai sumber rujukan dan pedoman hidup. 6 Pengkajian ini sangat penting bagi semua pihak bagi mengetahui tentang kaedah yang dilakukan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam memulihara dokumen mengenai Islam dan peranan mereka dalam memberi kefahaman kepada masyarakat tentang pentingnya dalam memulihara warisan bangsa kita sendiri terutamanya bangsa Melayu yang mana pada masa sekarang mengalami masalah dalam mendapatkan dokumen mengenai Islam yang asal dan penting kerana kebanyakannya terdapat dan disimpan di luar negara. Oleh itu, menjadi tugas pengkaji untuk mempertahankan warisan bangsa kita dari pihak lain. Selain daripada mengfokuskan peranan Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam memulihara dokumen mengenai Islam, kajian ini juga akan menghuraikan satu persatu bagaimana pihak ANM menyusun dokumen-dokumen mengenai Islam serta cara-cara memuliharanya secara teori dan praktikal iaitu dari mula mereka mendapatnya sehinggalah ia disimpan dan dijilidkan untuk tatapan umum. Pengkaji juga akan menerangkan pelbagai cara yang boleh digunakan dalam memulihara dokumen mengenai Islam dan mengenalpasti punca kerosakannya terlebih dahulu. Dari situlah kita dapat mengetahui cara terbaik untuk menjaga dan memulihara dokumen mengenai Islam. Secara umumnya, dokumen mengenai 4 Ibid., Singh R.S., Conservation Of Documents In Libraries, Archives And Museums, New Delhi: Aditya Prakashan, 1993), h. xiv. 6 Ibid., h

4 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, Islam akan rosak sekiranya ia tidak disimpan, digunakan, disalin dengan cara yang betul. Misalnya, semasa seseorang pengkaji atau penyalin ingin menyalin dokumen mengenai Islam, mereka biasanya lebih cenderung untuk melipat, membuka dengan luas dan rata serta makan dan minum semasa menyalin atau membaca dokumen mengenai Islam. Oleh itu, untuk menyalin atau membaca dokumen mengenai Islam, seharusnya kita membukanya dengan berhati-hati, memastikan tangan kita bersih dari segala kotoran dan debu, mengelakkan daripada makan dan minum, membuka dengan rata dan melipat dokumen tersebut. Sebagai masyarakat yang amat mementingkan warisan bangsa, kita seharusnya mengambil berat akan pemuliharaan dokumen mengenai Islam tidak kiralah dokumen mengenai Islam itu dalam bidang apa sekalipun. Apa yang penting dokumen mengenai Islam adalah salah satu dari warisan Melayu yang tidak ternilai harganya kerana dari sinilah kita mengetahui asal usul bangsa kita terutama Melayu. Selaras dengan itu, peranan Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam memulihara dokumen mengenai Islam adalah satu sumbangan yang amat besar agar generasi akan datang dapat melihat warisan dan khazanah negara yang ditinggalkan oleh nenek moyang kita terdahulu. Selain itu pengkaji telah membuat pembacaan terhadap kajian-kajian lepas dan buku-buku yang berkaitan dengan subjek kajian. Pengkaji juga mendapati bahawa terdapat beberapa kajian telah dilakukan tentang peranan Arkib Negara Malaysia (ANM) tetapi setiap kajian adalah berbeza dari fokus subjek kajian di mana pengkaji lebih mengfokuskan dan menghuraikan dengan lebih terperinci mengenai peranan Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam memulihara dan langkah mereka menjaga dokumen mengenai Islam iaitu dari mula mereka mendapatnya sehinggalah dipamerkan kepada orang ramai. Bagi menyiapkan kajian ini, pengkaji merujuk kepada beberapa kajian yang dilakukan oleh pengkaji-pengkaji terdahulu seperti Mohd Noor Azman Ismail, 7 yang bertajuk Arkib Negara Satu Tinjauan Tentang Peranan Yang Dimainkan Olehnya Terhadap Bahan-Bahan Sejarah Tanah Air. Kajian ini hampir sama dengan kajian yang dibuat oleh pengkaji, namun subjek-subjek yang dikaji adalah berbeza. Kajian tersebut lebih tertumpu kepada pemuliharaan bahan-bahan bersejarah tanah air merangkumi semua bahan-bahan sejarah yang ada di Arkib Negara Malaysia (ANM) dan penerangannya adalah secara umum sahaja dan lebih kepada sejarah ANM itu sendiri. 7 Mohd Noor Azman Ismail, (1986/1987), Arkib Negara Satu Tinjauan Tentang Peranan Yang Dimainkan Olehnya Terhadap Bahan-Bahan Sejarah Tanah Air, (Latihan Ilmiah Jabatan Sejarah, Universiti Malaya). 47

5 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini Selain itu, pengkaji telah merujuk kepada kajian yang dibuat oleh Nur Hafizah Md. Hamzah, 8 yang bertajuk Peranan Dan Sumbangan Arkib Negara Malaysia (ANM), Tajuk yang dikaji hampir sama dengan kajian pengkaji namun kajian tersebut hanya mengfokuskan kajian beliau berdasarkan 50 tahun penubuhan Arkib Negara Malaysia (ANM) di mana peranan Arkib Negara pada masa kini mungkin lebih meningkat dan pelbagai dari tahun-tahun tersebut. Namun, apa yang menariknya, Nur Hafizah telah menghuraikan secara terperinci dari sejarah penubuhan Arkib Negara Malaysia (ANM) sehinggalah kepada peranannya dalam semua bidang seperti politik, sejarah, pendidikan, sosial dan sebagainya. Selain itu, pengkaji juga telah membaca dan menjadikan buku Pemuliharaan Buku Dan Manuskrip 9 yang mana ditulis oleh Wan Ali Hj, Wan Mamat sebagai rujukan. Melalui buku ini, pengkaji mendapat banyak maklumat tentang cara-cara atau langkah dalam memulihara manuskrip. Walaupun pengkaji menyedari bahawa bahan yang dijelaskan dalam buku ini adalah mengenai manuskrip namun pengkaji menganggap bahawa dokumen mengenai Islam adalah termasuk dalam kategori manuskrip kerana ada antaranya ditulis dengan tangan. Apa yang menariknya dengan buku ini, terdapat maklumat secara terperinci mengenai caracara atau langkah dalam memulihara manuskrip. Penulis buku ini menjelaskan tentang bahan-bahan digunakan bagi menulis manuskrip seperti kertas, dakwat, pena dan sebagainya. Pengkaji juga mendapati bahawa buku ini penuh dengan segala maklumat yang ingin diketahui pengkaji tentang cara pemuliharaan manuskrip dan punca-punca yang menyebabkan berlakunya kerosakan pada manuskrip. Oleh itu, pengkaji telah menjadikan buku ini sebagai rujukan utama untuk mengetahui dan mengenal pasti sama ada cara pemuliharaan manuskrip dan dokumen sama atau berlainan. Selain buku-buku yang disebutkan di atas, pengkaji juga telah merujuk sebuah buku yang bertajuk, Basic Book Repair Methods 10 yang telah ditulis oleh Abraham A. Schechter. Buku ini membincangkan tentang bagaimana untuk membaiki buku-buku yang rosak, cara mencegahnya dan langkah-langkah terbaik untuk menjaga buku daripada rosak. Namun, apa yang paling menarik dalam buku ini adalah tentang contoh-contoh ilustrasi gambar yang mana menunjukkan kepada kita cara-cara untuk membaikpulih buku-buku yang rosak. Jadi para pembaca akan dapat mengetahui cara menjaga dan memulihara buku dengan betul dan tepat. 8 Nur Hafizah Md. Hamzah, (2009), Peranan Dan Sumbangan Arkib Negara Malaysia (ANM), , (Latihan Ilmiah, Program Sejarah Pusat Pengajian Sejarah, Politik Dan Strategi, Fakulti Sains Sosial Dan Kemanusiaan, Universiti Kebangsaan Malaysia). 9 Wan Ali Hj. Wan Mamat (1988), Pemuliharaan Buku Dan Manuskrip, Kuala Lumpur : Dewan Bahasa Dan Pustaka. 10 Abraham A. Schechter (1999), Basic Book Repair Methods, Colorado : Libraries Unlimited. 48

6 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, Buku yang ditulis D.B. Wardle bertajuk Document Repair 11 juga dijadikan sebagai rujukan utama mengenai pemuliharaan dokumen yang mana buku ini menjelaskan kepada pembaca tentang dari mula dokumen itu diperolehi hinggalah ia dipamerkan kepada umum, punca-punca kerosakan pelbagai jenis dokumen sama ada secara semulajadi ataupun tidak. Walaupun subjeknya hampir sama dengan fokus kajian pengkaji namun, buku ini hanya menjelaskan cara-cara untuk memulihara dokumen bersejarah tetapi pengkaji dapat simpulkan bahawa kaedahkaedah pemuliharaan dan cara-cara penulis buku ini jelaskan tentang pemuliharaan dokumen ini boleh juga dipraktikkan dalam memulihara dokumen mengenai Islam kerana ia kadang-kadang melibatkan material yang sama seperti jenis kertas dan sebagainya. Di samping itu juga, buku Conservation Of Documents In Libraries, Archives And Museums 12 turut dijadikan sebagai rujukan beliau di mana buku ini menerangkan kepada pembaca tentang kaedah-kaedah yang digunakan oleh perpustakaan, arkib dan muzium gunakan dalam memulihara dokumen-dokumen mereka iaitu mereka melihat beberapa aspek dalam memuliharanya antaranya jenis kertas yang digunakan, jenis dakwat yang digunakan, apa kaedah yang paling sesuai digunakan bagi setiap kertas yang berbeza dan sebagainya. Namun, fokus penulis buku ini lebih kepada perpustakaan, arkib dan muzium yang terdapat di luar negara terutamanya di New Delhi manakala kajian pengkaji adalah di Malaysia iaitu di Arkib Negara Malaysia (ANM). Buku The Principles of Archive Repair 13 sebagai rujukan utama yang di mana buku ini menjelaskan kepada pembaca tentang asas-asas atau kaedah-kaedah penting yang digunakan oleh kebanyakan arkib di dalam negara atau di luar negara dalam memulihara dokumen-dokumen bersejarah dan bahan-bahan bersejarah. Bagi mendapatkan maklumat yang lebih umum mengenai kriteria penyusunan koleksi dokumen mengenai Islam, pengkaji telah merujuk sebuah buku yang ditulis oleh Haji Abu Bakar Haji Ismail yang bertajuk Perpustakaan dan Kepustakawanan: Satu Tinjauan. 14 Penulis telah menerangkan kepada kita definisi perpustakaan dan kepustakawanan, sejarah perpustakaan, jenis-jenis perpustakaan dan sebagainya. Apa yang menariknya mengenai buku ini ialah penulis turut menjelaskan kepada pembaca bagaimana perpustakaan menjalankan proses pemilihan bahan, proses pengkatalogan dan pengkelasan bahan sama ada akademik atau bukan akademik. Kalau kita lihat tajuk buku ini, kita dapat lihat 11 D.B.Wardle (1971), Document Repair, London : Society Of Archivists. 12 R.S.Singh (1993), Conservation Of Documents In Libraries, Archives And Museums, New Delhi : Aditya Prakashan. 13 Roger Ellis (1951),The Principles of Archive Repair, London : London School of Printing and Graphic Arts. 14 Haji Abu Bakar Haji Zainal (2003), Perpustakaan dan Kepustakawanan : Satu Tinjauan, Brunei : Dewan Bahasa Dan Pustaka. 49

7 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini hampir sama dengan fokus kajian iaitu mengenai proses penyusunan dokumen mengenai Islam namun berbeza dari segi institusinya. Di samping itu juga, pengkaji telah merujuk satu lagi buku yang sangat bermanfaat dan penting bagi pengkaji dalam mengetahui secara terperinci kriteria dan proses penyusunan atau pengkatalogan buku atau bahan-bahan yang seumpamanya ialah buku tulisan Mat Jizat Abdul yang bertajuk Panduan Mengurus Perpustakaan: Pemilihan, Pesanan, Peruntukan Kewangan dan Pengkatalogan 15. Walaupun tempat yang berbeza tetapi pengkaji menganggap bahawa buku ini amat penting bagi mendedahkan kepada pengkaji cara-cara yang digunakan oleh hampir keseluruhan perpustakaan dalam mendapatkan bahan khususnya yang melibatkan kriteria pemilihan, peruntukan kewangan dan pengkatalogan. Daripada sumber-sumber yang telah dirujuk oleh pengkaji, pengkaji mendapati bahawa, walaupun telah ada kajian yang membabitkan kajian tentang peranan dan sumbangan Arkib Negara Malaysia (ANM) dalam penjagaan bahan-bahan sejarah tetapi ia mempunyai penilaian dan subjek yang berbeza dengan pengkaji di mana pengkaji lebih mengfokuskan kepada cara ANM memulihara dokumen mengenai Islam. Sejarah Penubuhan Arkib Negara Malaysia (ANM) Arkib Negara merupakan sebuah Jabatan Kerajaan yang besar peranannya terutama dalam memulihara bahan-bahan bersejarah di negara kita. Arkib Negara adalah sebuah Jabatan Kerajaan yang terletak di bawah tanggungjawab Kementerian Kebudayaan, Kesenian Dan Warisan. Sebelum dinamakan sebagai Arkib Negara Malaysia, ia dikenali sebagai Pejabat Rekod Kerajaan yang ditubuhkan pada 1 Disember Kesedaran dan keperluan menubuhkan satu badan bagi mengadakan perkhidmatan rekod di Malaysia telah disedari sejak sebelum Perang Dunia ke-2 lagi. Keinginan tersebut telah menimbulkan tindakan positif melalui Surat Pekeliling Despatch 1948 dalam bulan Mac oleh Setiausaha Negara Britain, At Newboult yang telah mengarahkan agar penyiasatan dan pemerhatian yang teliti dilakukan ke atas rekod-rekod kerajaan di Malaya. Akhirnya telah membawa kepada terbentuknya satu jawatankuasa penyiasatan yang berhubung dengan pemeliharaan dan pemusnahan rekod-rekod awam yang telah dilantik oleh Setiausaha Malaya Mat Jizat Abdul (1983), Panduan Mengurus Perpustakaan : Pemilihan, Pesanan, Peruntukan Kewangan dan Pengkatalogan, Selangor : Eastern Universities Press (M) Sdn. Bhd. 16 Nur Hafizah Md. Hamzah (2009), Peranan Dan Sumbangan Arkib Negara Malaysia (ANM) : , ( Latihan Ilmiah, Program Sejarah Pusat Pengajian Sejarah, Politik Dan Strategi, Fakulti Sains Sosial Dan Kemanusiaan, Universiti Kebangsaan Malaysia), h

8 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, Antara ahli-ahli jawatankuasa tersebut terdiri dari pegawai-pegawai pentadbir Inggeris yang merangkumi Peguam Negara, Ketua Setiausaha Negeri, Pengarah Jabatan Ukur dan sebagainya. Namun begitu, jawatankuasa ini terbengkalai sehingga bulan Ogos 1951 dan dalam bulan Januari 1956, laporan jawatankuasa tersebut berjaya disiapkan walaupun telah beberapa tahun tertangguh. Menerusi jawatankuasa ini, akhirnya tertubuhnya satu jentera pentadbiran di bawah kawalan seorang pegawai Arkib Negara Malaysia (ANM) yang bertindak memelihara dan memisahkan dengan cara yang lebih sistematik terhadap rekod-rekod awam dan dokumen-dokumen bersejarah bagi seluruh Persekutuan Tanah Melayu. Yang mana pada akhirnya melahirkan pejabat rekod awam pada 1 Disember Namun begitu, pada tahun 1963, jabatan ini telah ditukar nama menjadi Arkib Negara Malaysia di samping undang-undang arkib Negara telah diluluskan oleh Parlimen pada tahun 1966 di mana tugas Arkib Negara adalah berasaskan undangundang ini. Jabatan ini juga diberi tanggungjawab untuk memulakan perkhidmatan perpustakaan yang menjadi teras kepada Perpustakaan Negara. Arkib Negara mempunyai beberapa tugas utama iaitu meliputi aktiviti-aktiviti pemeliharaan, penerbitan-penerbitan Malaysia yang telah diselaraskan di bawah undang-undang pemeliharaan buku-buku. Walau bagaimanapun, pada bulan Jun 1977, kerajaan telah memutuskan untuk mengasingkan Perpustakaan Negara dengan Arkib Negara kerana melihat kemajuan dan perkembangannya selepas ditubuhkan pada tahun Maka, sejak daripada tarikh itu, Arkib Negara hanya berperanan sepenuhnya mengenai perkara-perkara yang berkaitan dengan rekodrekod awam dan arkib di negara ini. 18 Oleh itu, Arkib Negara telah bertanggungjawab ke atas pemeliharaan rekod-rekod Negara dan penyediaan kemudahan-kemudahan yang lengkap bagi membolehkan penyelidikan dijalankan ke atas rekod-rekod tersebut. Selain itu juga, melalui undang-undang, Arkib Negara mempunyai dua tujuan asas iaitu untuk menambahkan ilmu pengetahuan dengan menyediakan maklumat kepada negara dan membantu kerajaan dalam usahanya bagi mencapai kecekapan dan kelicinan dalam mengerakkan jentera pentadbiran kerajaan melalui operasi pengurusan rekod yang sistematik dan moden di agensi-agensi kerajaan. Matlamat-matlamat asas ini dapat dicapai melalui usaha-usaha menjalankan pengkajian ke atas rekodrekod awam di jabatan kerajaan dan badan-badan berkanun bagi memilih rekodrekod yang mempunyai nilai kebangsaan atau sejarah bagi simpanan kekal Arkib Negara serta memusnahkan mana-mana rekod yang tidak berguna Ibid., h Taklimat oleh YB. Menteri Perumahan Dan Kerajaan Tempatan pada 24 Oktober 1978, h Ibid., h

9 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini Bahagian-Bahagian Yang Terdapat di Arkib Negara Malaysia (ANM) Terdapat sedikit sahaja bahagian-bahagian yang ada di Arkib Negara Malaysia (ANM) pada peringkat awal penubuhannya berbanding bahagian-bahagian yang terdapat sekarang. Bagi mencapai tujuan-tujuan asasnya dan tugas-tugasnya, Arkib Negara Malaysia (ANM) mempunyai beberapa bahagian utama iaitu pengurusan arkib, pengurusan rekod dan pentadbiran am yang merangkumi perkhidmatan teknikal bagi kegunaan am. Manakala bahagian pentadbiran bertanggungjawab dalam hal-hal yang berkaitan pentadbiran biasa yang meliputi belanjawan, pengawalan kewangan, hal ehwal kakitangan dan sebagainya. Selain itu juga, satu lagi perkhidmatan untuk kegunaan am sahaja ialah perkhidmatan Gedung dan Teknik yang bertanggungjawab dalam pemeliharaan dan pengawetan bahan-bahan arkib di mana bahan-bahan arkib yang diterima daripada bahagianbahagian lain yang memerlukan rawatan, pembaikan atau pengawetan akan dihantar dihantar kebahagian ini untuk dibaiki dan diawet. Selain itu, bahagian ini juga menjalankan pembaikkan dokumen dengan pelbagai cara serta melakukan kerja-kerja menjilid buku dan menjilid semula buku-buku yang lama untuk simpanan kekal. Selain itu, bahagian ini juga bertanggungjawab untuk membuat mikrofilem, gambar atau salinan foto ke atas bahan-bahan yang ada dalam simpanan untuk kegunaan atau untuk jualan kepada institusi-institusi pengajian tinggi kepada orang perseorangan. Unit ini juga sering kali diminta oleh jabatan-jabatan kerajaan untuk membantu mereka menyalin rekod-rekod mereka serta diminta nasihat berkaitan perkara-perkara bagi menyimpan dan menyelenggara rekod di jabatan masing-masing. Manakala bahagian yang paling rapat dengan jabatanjabatan kerajaan dalam soal pengurusan rekod adalah bahagian perkhidmatan rekod yang mana bahagian ini bertanggungjawab ke atas hal-hal yang berkaitan pemindahan rekod-rekod yang tidak dipakai oleh jabatan-jabatan kerajaan untuk diproses di Pusat Rekod Petaling Jaya. Rekod-rekod tersebut apabila sudah berusia 25 tahun dan mempunyai nilai sejarah atau kebangsaan akan disimpan untuk selama-lamanya. 20 Bahagian perolehan pula bertanggungjawab memperolehi bahan-bahan arkib daripada seluruh negara khasnya daripada jabatan-jabatan kerajaan yang diterima melalui pusat perkhidmatan rekod, bahan-bahan dari luar negeri, bahan-bahan daripada orang-orang perseorangan, rekod-rekod pertubuhan-pertubuhan, badanbadan sukan, badan-badan politik, perniagaan dan lain-lain. Bahan-bahan ini dalam pelbagai bentuk iaitu fail, dokumen-dokumen, gambar-gambar, peta, mikrofilem, rajah, pelan, poster dan lain-lain. Di bahagian ini juga terdapat kumpulan-kumpulan surat-surat persendirian yang disimpan seperti surat-surat 20 Ibid., h

10 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, Za aba, Syeikh Tahir Jalaluddin, Aminuddin Baki, Tan Sri Fatimah dan sebagainya. 21 Di samping itu juga, bahagian penerbitan dan penyelidikan berperanan dalam memberi maklumat mengenai bahan-bahan dalam simpanan Arkib Negara di mana maklumat tersebut disebarkan melalui penerbitan-penerbitan Arkib Negara untuk pengetahuan dan untuk memudahkan penyelidik-penyelidik untuk membuat kajian. Seperti mana yang kita ketahui, Arkib Negara Malaysia (ANM) juga menyediakan perkhidmatan Arkib Perdana Menteri yang mana bahagian ini bertanggungjawab ke atas projek-projek untuk memperingati dan menghargai sumbangan Perdana Menteri-Perdana Menteri Malaysia. Sehingga kini iaitu ketika taklimat ini diucapkan, 22 projek-projek dalam pelaksanaan ialah untuk YTM Tunku Abdul Rahman Putra, untuk Allahyarham Tun Abdul Razak dan untuk Allahyarham Tun Dr. Ismail. Misalnya, projek untuk Tun Abdul Razak diberi nama ringkasnya PINTAR di mana mereka mendapatkan bahan-bahan mengenai Tun Abdul Razak melalui keluarga dan sahabat handai beliau. 23 Walaupun begitu, sesuai dengan perkembangan semasa yang mana Arkib Negara Malaysia (ANM) telah meluaskan atau mengembangkan lagi setiap bahagianbahagian yang terdapat di Arkib Negara Malaysia (ANM) yang mana setiap bahagian pula terbahagi kepada beberapa seksyen. Antara bahagian-bahagian yang terdapat di Arkib Negara Malaysia (ANM) sekarang adalah Bahagian Perancangan dan Penyelarasan yang mengandungi empat seksyen iaitu Seksyen Dasar, Standard dan Pengurusan Kualiti, Seksyen Hubungan Antarabangsa, Seksyen Inspektorat dan Seksyen Konsultansi dan Latihan. Manakala bahagian kedua adalah Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan yang mempunyai empat seksyen iaitu Seksyen Perkhidmatan Pusat Rekod, Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik, Seksyen Rekod Penting dan Pemulihan Bencana serta Seksyen Pelupusan Rekod. Seterusnya Bahagian Pengurusan Arkib yang mempunyai lima seksyen iaitu, Seksyen Perolehan, Seksyen Pemeliharaan Dan Reprografi, Seksyen Arkib Pandang Dengar, Seksyen Panducari dan Seksyen Arkib Digital. Bahagian ini adalah bahagian yang biasanya digunakan oleh penyelidikpenyelidik yang ingin mengetahui tentang buku-buku atau manuskrip-manuskrip lama serta merupakan seksyen yang terpenting dalam memulihara bahan-bahan yang terdapat dalam Arkib Negara Malaysia (ANM) iaitu Seksyen Pemeliharaan Dan Reprografi. Dan bahagian yang terakhir sekali yang terdapat di sini adalah Bahagian Arkib Negarawan yang mempunyai dua seksyen iaitu seksyen Perancangan Dan Pemuliharaan serta Seksyen Pengurusan Arkib Negarawan Ibid., h YB. Menteri Perumahan Dan Kerajaan Tempatan menyatakan beberapa projek yang dilaksanakan di ANM ketika Taklimat oleh YB. Menteri Perumahan Dan Kerajaan Tempatan pada 24 Oktober 1978, taklimat ini dibuat ketika lawatan YB. Menteri Perumahan Dan Kerajaan Tempatan ke ANM. 23 Ibid., h September

11 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini Selain itu juga, Arkib Negara Malaysia (ANM) telah membuka beberapa cawangan di peringkat negeri bagi menetukan pengawasan khasnya dari segi pengurusan rekod di jabatan-jabatan kerajaan di peringkat negeri dapat dijalankan dengan lancar. Oleh itu, Arkib Negara telah menubuhkan pejabat cawangan pertama bagi negeri di sebelah selatan Semenanjung Malaysia adalah di Johor Bharu pada tahun 1972 yang berperanan menjaga rekod-rekod kerajaan di negeri Johor dan Melaka. Manakala cawangan kedua pula dibuka di Sarawak pada bulan Julai 1976 dan cawangan ketiga di Sabah pada Januari 1977 dan cawangancawangan yang lain selepas itu. Pejabat-pejabat cawangan ini bertanggungjawab untuk menjalankan kerja-kerja meperolehi, menyediakan pandu cari, pemeliharaan bahan-bahan arkib serta memberi kemudahan-kemudahan rujukan kepada jabatan-jabatan kerajaan dan para penyelidik ke atas rekod-rekod dalam simpanannya. 25 Masalah-Masalah Yang Dihadapi Arkib Negara Malaysia (ANM) Arkib Negara Malaysia tentunya menghadapi pelbagai masalah 26 dalam mendapatkan bahan-bahan. Arkib Negara Malaysia juga telah berusaha sedaya upaya untuk memperoleh bahan-bahan bersejarah yang ada di luar negeri daripada pelbagai unsur semenjak tahun 1963 lagi. Namun begitu, usaha-usaha ini bergantung kepada peruntukan yang diberikan setiap tahun. Di dalam hal ini, pihak UNESCO ada memberi bantuan dalam usaha pembelian bahan-bahan dalam bentuk mikrofilem, gamabar-gambar dan sebagainya. Pihak arkib sering kali mencadangkan dalam persidangan UNESCO mengenai pemulangan semula bahan-bahan bersejarah yang masih berada di luar negeri ke negara-negara jajahan seperti Malaysia, Indonesia, Brunei dan sebagainya. Antara bahan-bahan yang telah dibawa pulang ke luar negara kebiasaanya berada di United Kingdom, Indonesia, Belanda, Jepun Portugal, Singapura, Sri Lanka dan Thailand di mana bahan-bahan tersebut dibawa semasa pihak penjajah seperti British dan Belanda pulang ke negara mereka setelah Tanah Melayu merdeka pada tahun Arkib Negara Malaysia (ANM) juga pernah menyuarakan cadangan untuk membeli bahan-bahan yang terdapat di luar negara secara besar-besaran semasa Rancangan Malaysia Ketiga, tetapi cadangan ini ditolak. Oleh itu, Arkib Negara Malaysia (ANM) mengambil inisiatif dengan membuat pembelian setiap tahun di bawah perbelanjaan mengurus tetapi cara ini memakan masa yang agak lama dan bahanbahan tersebut mungkin menghadapi masalah kerosakan dan hilang akibat bencana alam, penjagaan yang tidak rapi dan sebagainya. Pihak Arkib Negara Malaysia (ANM) juga kekurangan tempat simpanan yang mana telah menyebabkan penyimpanan rekod-rekod terpaksa dikurangkan serta 25 Taklimat oleh YB. Menteri Perumahan Dan Kerajaan Tempatan pada 24 Oktober 1978, h Ibid., h

12 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, kesukaran dalam mendapatkan tempat-tempat latihan yang sesuai bagi latihanlatihan pegawai agak sukar dilakukan. Di samping itu juga, Arkib Negara juga menghadapi masalah dalam soal pengkhususan dan kemahiran dari segi bahasabahasa tertentu di mana ada antara dokumen yang terdapat dalam di Arkib Negara adalah bahasa seperti Portugis, Jepun, Belanda, China, Thai dan sebaginya. Oleh itu, Arkib Negara amat memerlukan pegawai-pegawai yang mahir dalam bahasabahasa tersebut serta merancang satu rancangan untuk memberi kursus bahasa kepada pegawai-pegawainya dan menggalakkan mereka mempelajari bahasa seperti Jerman, Perancis, Itali dan lain-lain bagi memahami dan menterjemah bahan-bahan arkib yang terdapat dalam bahasa-bahasa tersebut. 27 Peranan ANM dalam Proses Pemuliharaan Dokumen Mengenai Islam Fokus utama kajian ini bertujuan menyediakan satu bentuk rujukan yang berbentuk manual tentang proses pemuliharaan dokumen-dokumen di ANM terutamanya dokumen mengenai Islam dengan menghuraikan langkah demi langkah yang dilakukannya dalam proses pemuliharaan dari mula dokumen tersebut diperolehi sehinggalah dipamerkan. Adakah cara ANM gunakan berkembang dari semasa ke semasa atau apakah ANM mengaplikasikan kaedahkaedah yang dilakukan di institusi lain iaitu institusi di dalam atau institusi luar negara. Hasil temuramah pengkaji dengan Puan Sapinah Abdul Rahman, 28 beliau menjelaskan bahawa ANM mengambil beberapa kaedah pemuliharaan dari Iran. Hal ini telah dilaksanakan dan ditulis dalam buletin arkib, Puspawangsa di mana berdasarkan hasil daripada ceramah Paper Conservation (satu bengkel Paper Conservation telah diadakan pada Jun 2012 di Seksyen Pemeliharaan dan Reprografi), SPRG 29 telah mengenal pasti beberapa kaedah yang boleh diadaptasikan dalam proses kerja sedia ada bagi tujuan penambahbaikan. 30 Terdapat dua kajian yang sebelum ini yang hampir sama dengan kajian pengkaji tetapi subjek adalah berlainan di mana pengkaji lebih mengfokuskan kepada proses pemuliharaan dokumen mengenai Islam. Menurut kajian dua kajian yang lepas, ANM lebih banyak tertumpu kepada rekod awam dan rekod persekutuan. Manakala rekod-rekod berkaitan Islam adalah sedikit. Namun, daripada hasil kajian pengkaji di ANM, beliau mendapati kebanyakan bahan di ANM boleh dikategorikan sebagai dokumen mengenai Islam tetapi ada antaranya telah bercampur aduk dengan dokumen-dokumen lain. Hal ini menyebabkan para penyelidik yang berminat dengan dokumen mengenai Islam terpaksa mencari gali dan meneliti satu-satu kategori bahan atau koleksi-koleksi tertentu bagi mendapatkannya. 27 Ibid., h Pegawai arkib di Seksyen Pemeliharaan dan Reprografi, Arkib Negara Malaysia. 29 Seksyen Pemeliharaan dan Reprografi, Arkib Negara Malaysia Oktober 2012, 2.00 p.m. 55

13 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini Selain itu, menurut dua kajian ini juga, mereka telah mengenalpasti beberapa peranan ANM dalam menjaga bahan sejarah tanahair. Antaranya ialah mengesan, memperolehi dan memperbanyakkan bahan sejarah, memelihara dan menyimpan bahan-bahan sejarah serta memberi kemudahan rujukan dan penyelidikan di samping menyebarkan bahan-bahan sejarah. 31 Namun, kajian mereka adalah tertumpu kepada semua bahan yang terdapat di sana. Manakala, pengkaji pula hanya mengkaji dan mengenalpasti adakah terdapat dokumen mengenai Islam dan adakah proses pemuliharaannya sama dengan dokumen-dokumen lain ataupun sama? Bagi menjawab persoalan tersebut, pengkaji telah menemurah Puan Sapinah Abdul Rahman 32 bagi menjelaskan secara ringkas tentang cara pemuliharaan dokumen mengenai Islam di ANM. Menurut beliau, ANM menggunakan beberapa kaedah pemuliharaan dokumen dan caranya adalah berbeza mengikut keadaan bahan tersebut sama ada rosak akibat serangga, debu, kulat, bencana alam dan sebagainya. Antara kaedah pemuliharaan yang digunakan adalah tradisional, pengenyahan asid, pembaikan salut mati dan pembaikan pengkapsulan. Bahanbahan yang dibawa ke ANM pada mulanya akan didaftarkan di Seksyen Perolehan, kemudian dihantar ke Seksyen Pemeliharaan dan Reprografi untuk dibaikpulih. Menurut Puan Sapinah lagi, semasa bahan dibawa ke seksyen ini, bahan atau dokumen dibuat ujian kelunturan dakwat dengan menggunakan air suling dan blotting paper. Kemudiannya dokumen tersebut diuji dengan kertas litmus bagi menguji PH, selepas itu pegawai yang terlibat akan menentukan cara pembaikan dokumen sama ada secara tradisional, pengenyahan asid, pembaikan salut mati dan pembaikan pengkapsulan. Setelah selesai, dokumen tersebut akan dijilid dan dipamerkan kepada umum serta penyelidik yang berminat akan memohon bahan tersebut melalui sistem compass. Walau bagaimanapun, mengikut penjelasan pegawai arkib tersebut, pengkaji dapat simpulkan bahawa proses pemuliharaan bahan-bahan yang berada di ANM adalah sama, apa yang membezakannya adalah kaedah yang digunakan berbeza berdasarkan kerosakan bahan tersebut. Hal ini menyebabkan pengkaji merasakan perlu ada cadangan daripada pengkaji akan datang supaya pihak arkib lebih menitikberatkan soal pengkategorian bahan dan pemuliharaan bahan mengenai Islam kerana ada antara dokumen tersebut berada dalam keadaan kurang memuaskan kerana bercampur antara satu sama lain. Namun demikian, proses pemuliharaan di arkib juga dilakukan berdasarkan belanjawan arkib. Oleh itu, pengkaji juga menyeru pihak-pihak yang prihatin dengan khazanah persuratan Melayu seharusnya menyumbang idea atau tenaga 31 Mohd Noor Azman Ismail, (1986/1987), Op.cit., h Temuramah telah dilakukan pada 8 November 2012, jam 9.00 a.m. di Arkib Negara Malaysia(ANM). 56

14 Jurnal Al-Muqaddimah Bil 1 (1) 2013, dalam memastikan warisan ini terus terpelihara hingga ke generasi yang akan datang. Penutup Sebagaimana yang kita ketahui, buku, dokumen, manuskrip dan sebagainya adalah antara perkara utama yang kita gunakan dalam sehari-hari untuk menambahkan ilmu pengetahuan di samping mengetahui sejarah asal usul kita serta mempelajari ilmu-ilmu baru yang belum kita ketahui dan belum kita terokai terutama mengenai negara kita. Di samping itu, bagi memulihara dan menjaga dokumen mengenai Islam pengkaji telah menghuraikan secara ringkas kepada para pembaca berdasarkan apa yang pengkaji baca dan lihat sendiri cara pemuliharaannya di Arkib Negara Malaysia. Ini penting kerana dokumen mengenai Islam adalah artifak lama yang amat penting kepada generasi akan datang untuk dikaji dan mereka dapat mengetahui sejarah asal usul dan negara mereka. Justeru itu, pengkaji berharap pengkajian mengenai pemuliharaan dokumen mengenai Islam ini akan memberi manfaat kepada semua lapisan masyarakat supaya mereka akan lebih mengambil berat tentang pemuliharaan dokumen mengenai Islam. Selain itu, pengkaji juga berharap kerjasama semua pihak terutamanya kerajaan supaya mereka menitikberatkan soal pembelian dokumen mengenai Islam kita yang telah dibawa ke luar negara bersama-sama dengan penjajah agar dapat dibawa pulang ke negara kita untuk disimpan sebagai khazanah negara kita yang amat tinggi nilainya. Pihak kerajaan juga sepatutnya menyediakan modal yang secukupnya dalam kerja-kerja membawa pulang dokumen mengenai Islam kita yang masih berada di luar negara dan memuliharanya agar ia akan menjadi satu tinggalan sejarah dan warisan negara kita yang paling bernilai untuk tatapan generasi akan datang. Rujukan Baynes-Cope, A.D. (1981), Caring for Books and Documents, London: British Museum. Ellis, Roger (1951), The Principles of Archive Repair, London: London School of Printing and Graphic Arts. Haji Abu Bakar Haji Zainal (2003), Perpustakaan dan Kepustakawanan: Satu Tinjauan, Brunei: Dewan Bahasa Dan Pustaka Oktober 2012, 2.00 p.m. 57

15 Arkib Negara Malaysia (ANM): Sejarah Penubuhan Dan Cabaran Masa Kini 2 September Martin, George & Cunha, Dorothy Grant (1971), Conservation of Library Materials: A Manual and Bibliography on the Care, Repair and Restoration of Library Materials, Vol. 1. Metuchen, N.J: Scarecrow. Mat Jizat Abdul (1983), Panduan Mengurus Perpustakaan: Pemilihan, Pesanan, Peruntukan Kewangan dan Pengkatalogan, Selangor: Eastern Universities Press (M) Sdn. Bhd. Mohd Noor Azman Ismail, (1986/1987), Arkib Negara Satu Tinjauan Tentang Peranan Yang Dimainkan Olehnya Terhadap Bahan-Bahan Sejarah Tanah Air, (Latihan Ilmiah Jabatan Sejarah, Universiti Malaya). Noresah Baharom et.al (ed.) (2007), Kamus Dewan Edisi Keempat, c.2, Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka. Nur Hafizah Md. Hamzah (2009), Peranan Dan Sumbangan Arkib Negara Malaysia (ANM): , ( Latihan Ilmiah, Program Sejarah Pusat Pengajian Sejarah, Politik Dan Strategi, Fakulti Sains Sosial Dan Kemanusiaan, Universiti Kebangsaan Malaysia). Schechter, Abraham A. (1999), Basic Book Repair Methods, Colorado : Libraries Unlimited. Singh, R.S. (1993), Conservation of Documents in Libraries, Archives and Museums, New Delhi: Aditya Prakashan. Taklimat oleh YB. Menteri Perumahan Dan Kerajaan Tempatan pada 24 Oktober Temuramah bersama Puan Sapinah Abdul Rahman, Pegawai arkib di Seksyen Pemeliharaan dan Reprografi, Arkib Negara Malaysia (ANM), telah dilakukan pada 8 November 2012, jam 9.00 a.m. di Arkib Negara Malaysia (ANM). Wan Ali Hj, Wan Mamat (1988), Pemuliharaan Buku Dan Manuskrip, Kuala Lumpur: Dewan Bahasa Dan Pustaka. Wardle, D.B. (1971), Document Repair, London: Society of Archivists. Waters, Peter (1975), Producers for Salvage of Water-damage Library Materials, Washington: Library of Congress. 58