Креирање база података у конкретном окружењу

Transcription

1 Креирање база података у конкретном окружењу Теме са којима ћете се упознати: Планирање једноставних база података, Упознавање конкретног система за управљање базама података, Коришћење унапред креираних база података, Коришћење шаблона за креирање једноставних база. података. Планирање једноставних база података Планирање једне базе података је неопходно пре њеног креирања. Анализираћемо шта нам је потребно у БП у којој се чувају подаци о издавачким кућама и објављеним насловима. У претходном поглављу смо већ приказали шему са две табеле Izdavači и Knjige. Та шема је веома поједностављена и начињена на основу једног погледа на базу података (спољашњи ниво у ANSI архитектури) на сајту издавачке куће. Размотримо колону Autori у табели Knjige. Иако је могуће направити овакву колону, и за сваку књигу уносити у један дужи текстуални податак, имена и презимена свих аутора те књиге раздвојене зарезом, то није право решење из неколико разлога. Један је тешка измена података уколико је потребно да се промени неки податак везан за конкретног аутора, на пример, да се измени његово презиме. Други проблем је што чувамо исте податке на више места. Исти аутори могу да буду аутори неколико књига, па ће се нека имена и презимена понављати. Ако узмемо у обзир и то да је о ауторима потребно да чувамо још неке податаке (датум рођења, адреса, телефон итд.), закључује се да би било добро да у БП постоји табела Autori. Табеле Autori и Knjige су повезане. Сваки аутор може да напише неколико књига, а и оне могу да имају по неколико аутора. Такву везу на шеми приказујемо линијом са стрелицама на оба краја која спаја табеле Knjige и Autori. Везе међу табелама биће детаљније описане у поглављу Веза између табела". За сваку издавачку кућу можемо да чувамо и: ПИБ, матични број, факс, и имејл адресу итд. За књиге је потребно да пратимо још неке податке: ISBN, врсту повеза, број страна, годину издања, цену итд. Као илустрација, на следећој слици је једна мало детаљнија шема којом је предвиђено да чувамо више података о издавачима, књигама и ауторима. Она је разрађенија од претходне, али је и даље веома једноставна и могла би даље да се проширује за потребе неког озбиљнијег информационог система увођењем нових табела и веза између њих. Шема са више табела

2 Упознавање конкретног система за управљање базама података Све базе података у овом Уџбенику биће креиране у софтверском алату Access, систему за управљање базама података који је део пакета Microsoft Office. Након што се кликне на дугме Start, које се налази у крајњем доњем левом углу екрана када је рачунар укључен, појављује се могућност да приступимо списку свих програма који су инсталирани на рачунару тако што кликнемо на All Programs. Да би се покренуо софтверски алат Access, потребно је да га пронађемо у оквиру фасцикле Microsoft Office на списку свих програма. У овом Уџбенику ће се у тексту углавном описивати како се ради са софтверским алатом активном употребом миша. То, наравно, није једини могући начин управљања овим алатом. Могуће је користити и тастере на тастатури за постизање истих операција, баш као и у другим програмима. На следећој слици је илустративно дата слика покретања алата Access Начин покретања алата може да се разликује од рачунара до рачунара у зависности од верзије оперативног система и инсталираних програма. Покретање алата Access Након покретања алата Access, у горњем левом углу прозора налази се дугме Office Button, које је присутно и у осталим апликацијама које су део пакета Microsoft Office. Кликом на ово дугме добија се падајући мени који садржи ставке за отварање постојеће, као и креирање нове БП. У неким верзијама се уместо овог дугмета налази падајући мени File са истим ставкама. Уколико желимо да креирамо нову БП, потребно је да изаберемо ставку New са менија. У десном делу екрана појављује се простор за креирање празне БП. На следећој слици обележени су елементи окружења који су нам важни приликом креирања нове БП. Често су различитим корисницима база података потребне сличне ствари. На пример, именици које користе многи појединци и компаније су слични. Без обзира на ситне разлике, у сваком се чувају: имена и презимена особа или називи фирми, адресе, имејл адресе, бројеви телефона, факс итд. За овакве често тражене базе података развијена су готова решења, такозвани шаблони (енгл. Template). Када се кликне на Local Templates, може се видети списак постојећих шаблона у централном делу прозора, као што је приказано на претходној слици.

3 За ситуације за које не постоји шаблон или је постојећи шаблон незадовољавајући, може да се креира база података која на почетку нема табеле - празна БП (енгл. Blank Database), а затим да се креирају све потребне табеле са везама између њих. Било да се одлучимо да креирамо на основу шаблона, или празну БП, потребно је да унесемо назив базе података и изаберемо локацију на којој ћемо да сачувамо БП. Избор се врши у доњем десном углу прозора, као што је приказано на претходној слици. База података се чува као фајл. Приликом именовања фајла важе правила као и када је у питању било који фајл у оперативном систему Windows. Иако су дозвољени дугачки називи, препоручљивоје да назив БП буде краћи, једноставан и да јасно описује који подаци се чувају у тој БП. Након назива фајла пише се тачка и екстензија accdb (у ранијим верзијама је екстензија била: mdb). На пример, БП могу да имају називе: izdanja_knjiga.accdb, skolski_dnevnik.accdb, biblioteka.accdb итд. Поред поља за унос назива фајла постоји иконица са сликом отворене фасцикле. Кликом на њу добија се прозор - дијалог помоћу којег можемо да изаберемо локацију на којој желимо да сачувамо БП. Након уноса назива и избора локације, БП се креира кликом на дугме Create, које се налази испод поља за унос назива. Креирана БП се чува тако што се изабере Save из падајућег менија дугмета Offtce Button. Креирајте и сачувајте на описани начин празну базу података izdanja_ knjiga.accdb коју ћемо постепено градити кроз следећа поглавља овог Уџбеника. На основу малопре приказаног модела, креирање БП ћемо започети већ у следећем поглављу креирањем три приказане табеле: Izdavači, Autori и Knjige. Ради бољег осећаја шта и како треба да се ради током креирања БП, добро је имати у виду како би требало да изгледа крајњи производ, тј. база података. Коришћење унапред креираних база података Кроз употребу готове базе података, видећемо чему би требало да тежимо и шта је потребно да реализујемо приликом креирања БП у којој се чувају подаци о издавачима, ауторима и књигама. Видећемо које би све још објекте, осим табела, једна комплетна БП требало да има. Отворићемо постојећу базу података lzdanja_knjiga.accdb. Она може да се отвори тако што се два пута кликне на њен назив на списку фајлова у одговарајућем фолдеру. Други начин да се покрене већ креирана база је да се, након покретања алата Access 2007, изабере ставка Ореn са Office Button падајућег менија. Отварање постојеће базе података

4 Након што се изабере база података и кликне на дугме Ореn у доњем десном углу дијалога, отвара се постојећа база података. У горњем делу прозора могу да се уоче траке (енгл. Ribbon) на којима су груписане различите опције које окружење нуди у раду са базама података. У левом делу прозора види се списак свих објеката у бази All Tables. Изглед окружења када се отвори база података Увек је једна трака видљива и она чини доступним све опције које се на њој налазе. Уколико су потребне опције са неке друге траке, потребно је да се кликне мишем на назив те траке и она ће избити у први план. На следећој слици показано је како се приступа траци Create. Трака Create Опције се налазе организоване у групама на тракама. Због прегледности, на претходној слици се не види цела трака Create, али се виде групе опција: Tables, Queris, Reports. Ради краћег записа, даље ћемо у Уџбенику, уместо да пишемо, на пример, да се опција налази у групи опција Tables на траци Create, писати да се налази на траци Create/Tables. Део са тракама заузима велики део прозора. Понекад је потребно да траке склонимо да би већи део прозора био на располагању за приказ садржаја базе података. Траке се прикривају тако што се кликне десним тастером миша било где на линији на којој се налазе називи трака, а затим се изабере опција Minimize the Ribbon, као штоје приказано на следећој слици. Када су траке прикривене, оне искачу када мишем пређемо преко њиховог назива и на тај начин су нам све опције доступне иако се не виде стално. Кликом на десни тастер миша на линију на којој се налазе називи трака, и поновним кликом на опцију Minimize the Ribbon која је сада штриклирана, траке се враћају у првобитни облик. Опција за прикривање и поновно откривање трака

5 На списку All Tables виде се сви објекти у бази података груписани око табела. Овај списак може да буде веома дугачак и непрегледан, па постоји опција да се његови делови спакују и распакују по потреби. Поред сваког назива групе сродних објеката постоји ознака - две стрелице надоле. Када се кликне на ту ознаку, отвара се списак. Када је списак развијен, затвара се кликом на ознаку - две стрелице нагоре. Списак који је приказан на следећој слици групише објекте који су у вези са одређеном табелом. Тако у левом делу следеће слике видимо да имамо табеле Izdavači, Knjige, Autori и Autorstva, али и да постоје објекти који нису у директној вези ни са једном табелом. Када развијемо списак Izdavači, можемо да видимо разл ичите објекте: табелу, упите, образац и извештај. Списак свих објеката организован по табелама Списак може да се измени тако да приказује објекте груписане по типу, а не уз табелу за коју су везани. Поред наслова списка All Tables постоји стрелица надоле. Када се кликне на ту стрелицу, виде се опције везане за изглед овог списка и могућности филтрирања. Уколико желимо да видимо све објекте који постоје у БП груписане према типу, требало би да изаберемо Object Туре, уместо тренутног изгледа списка Tables and Related Views. Када je списак груписан према типу објекта, имамо следеће категорије: табеле (енгл. Tables), упити (енгл. Oueries), обрасци (енгл. Forms) и извештаји (енгл. Reports). Списак свих објеката организован према типу објекта Подаци се у БП чувају у табелама. Двоструким кликом мишем на назив табеле на списку свих објеката у БП, табела се отвара у централном делу прозора и могуће је видети њен садржај. Табела Izdavači

6 У централном делу прозора могуће је отворити и више објеката истовремено. Предлаже се, међутим, да радни простор увек буде што уреднији, тако да ћемо табелу прво затворити пре отварања других објеката. Табела се појавила у језичку чији је назив исти као назив табеле. Када се притисне десни тастер миша над називом табеле, појављује се мени на којем су смештене опције за чување и затварање, али и прелазак на другачије погледе на објекат. На следећој слици је приказано како овај мени изгледа када се отвори за табелу. За друге објекте овај мени, такође, има опције за чување Save и затварање Close, али се разликује у делу који се односи на различите погледе на објекат, зато што различити објекти имају различите врсте погледа. * Мени са опцијама Save и Close За прегледан приказ садржаја табеле, али првенствено за лакши и прегледнији унос нових података у њу, користе се обрасци. Испод отвореног обрасца постоји навигација. Стрелицом надесно се, крећући се кроз све записе из табеле Izdavači, стиже до простора за унос података о новом издавачу. Образац Права моћ система за управљање базама података је у поузданој и ефикасној претрази. Зато често уз једну табелу имамо и по неколико упита пoмоћу којих добијамо корисне информације из БП. Подаци се чувају у табели. Образац, упит и извештај увек узимају актуелне податке из табеле када се покрену. Ако се подаци у табели измене, измене ће се видети и у свим другим везаним објектима. Упит на следећој слици издваја адресе сајтова издавача за које имамо унет сајт. Иако овај упит узима податке из једне табеле, требало би имати на уму да већина упита узима податке из више повезаних табела. Упит

7 Извештаји служе за прегледнији приказ информација. Уколикоје потребно, он се лако штампа и у раду са извештајима имамо мноштво опција везаних за штампу. Као и код упита, они могу да приказују пробране и обрађене податке из једне табеле, или из више њих, како је то случај на следећој слици. Уз сваког издавача из табеле Izdavači приказани су називи свих књига из табеле Knjige које је тај издавач бјавио. Извештај Коришћење шаблона за креирање једноставних база података да бисмо креирали БП по шаблону, потребно је да, након што изаберемо ставку New са Office Button падајућег менија, одаберемо жељени шаблон са списка доступних шаблона који можемо да видимо у централном делу прозора након што кликнемо на Local Templates. Креираћемо БП по шаблону Students. Када се изабере жељени шаблон кликом на његову слику, у десном делу прозора појављује се простор у који би требало да се упише назив БП и изабере локација на којој ће се чувати. Овај прозор изгледа готово исто као када се креира празна БП. Разлика је у слици која илуструје о ком шаблону се ради и предложеном називу за нову БП. База података креирана по шаблону Students служи за чување података о студентима и њиховим старатељима и има могућност да се унети подаци претражују по разним критеријумима. Када се БП креира, у централном делу прозора види се листа студената StudentList. Креирана БП на почетку нема унете податке. У левом делу екрана налази се навигација кроз ову БП - Navigation. Она може да се отвори дуплим кликом мишем. Када је отворена, можемо да видимо које све обрасце, извештаје и табеле има ова БП. На следећој слици су обележени: навигација, извештаји и линк ка обрасцу за унос података о новом студенту. База података креирана по шаблону Students Као што можемо да видимо, доступни су различити извештаји (Reports): информације о свим студентима

8 (All Students), информације о алергијама и лековима (Allergies and Medications), контакт информације у хитним случајевима (Етеrgenсу Contact Information), информације о старатељима (Guardian Information) итд. За унос података о новом студенту креиран је образац који се покреће када се кликне на New Student. Образац за унос података о студенту Софтверски алат Access може да се угаси као и друге апликације које раде под било којом верзијом оперативног система Windows, кликом на црвено дугме са знаком X у крајњем десном углу оквира прозора апликације, или кроз падајући мени који се добије када се кликне на дугме Office Button (у неким верзијама падајући мени File). Два начина да ce угаси СУБП Access 2007 Подршка корисницима софтверског алата Access СУБП Access је сложен софтверски алат, са много могућности. У овом Уџбенику приказане су основе креирања БП употребом овог алата. За оне који желе да науче више о овој теми, или су им потребна још нека објашњења, право место да се настави учење је сајт компаније Microsoft за кориснике Office пакета. Адреса званичног сајта компаније Microsoft за подршку корисницима је: У горњем десном углу може да се изабере језик, а у падајућем менију алат за који тражимо помоћ.

9 Званични сајт компаније Microsoft за подршку корисницима Сајт омогућава претрагу по теми која нас интересује. На пример, можемо да унесемо реч табела" у поље за претрагу и кликнемо на лупу која се налази на десном крају поља. Појавиће се списак свих чланака на сајту који се баве табелама. Ако нас интересује креирање табела, кликнућемо на наслов одговарајућег чланка, као што је приказано на следећој слици. Чланци o табелама

10 Софтверски алат Access je систем за управљање базама података који је део пакета Microsoft Office, тако да се поступци покретања и затварања ове апликације, организација опција кроз разне врсте менија и траке (енгл. Ribbort), као и поступци креирања и чувања нових садржаја, отварања постојећих садржаја и остало, не разликују много од других апликација које су део пакета Microsoft Office и које сте проучавали током претходних разреда. За креирање базе података користимо једну од две могућности које нуди СУБП. База података може да се креира употребом неког готовог шаблона (енгл. Template), чиме добијамо већ унапред дефинисане табеле, обрасце, извештаје и друге објекте. Шаблони су развијени за неке често коришћене ситуације као што су: именик, картони студената, листе активности итд. Друга могућност је креирање празне БП (енгл. Blank Database) у коју редом додајемо све потребне објекте. Oбјекат БП може да буде: табела (енгл. Table) - чува податке, образац (енгл. Form) - омогућава преглед, ажурирање и унос података, упит (енгл. Query) - издваја информације из базе, извештај (енгл. Report) - омогућава јасан преглед и штампу информација. Објекти базе података Компанија Microsoft има званични сајт за подршку корисницима многобррјним упутствима и објашњењима: http/office.microsoft.com/ Креирање база података у конкретном окружењу практичан рад 1. Креирајте и сачувајте празну БП продавнице са називом Prodavnica.accdb - то је наставак проблема који је постављен као задатак за практичан рад под редним бројем 5 у претходном поглављу. 2. Потребно је детаљније испланирати БП продавнице. Распоредите које податке чувамо у којим табелама. Нацртајте модел података. 3. Отворите готову базу података lzdanja_knjiga.accdb и проучите је. Отворите и погледајте бар једну табелу, образац, упит и извештај. 4. Креирајте и сачувајте БП са контакт информацијама употребом шаблона Contacts. Који подаци се чувају у овој бази података? Унесите податке о бар три особе или компаније у креирану базу података. Креирање база података у конкретном окружењу - задаци за вежбање 1. Распоредите које податке чувамо у којим табелама у бази података за кућну колекцију филмова која је дата као задатак за вежбање у претходном поглављу. Нацртајте модел података.

11 2. Креирајте и сачувајте празну БП са називом Kolekcija_filmova.accdb. Креирање база података у конкретном окружењу - пројектни задатак Потребноје детаљније испланирати БП изабраног пословања. Распоредите које податке чувамо у којим табелама. Нацртајте модел података Креирајте и сачувајте празну БП са називом изабраног пословања (на пример: Banka.accdb, Sportski_klub.accdb, итд.).