Organizacijos veiklos procesų valdymas

Transcription

1 ISSN ORGANIZACIJŲ VADYBA: SISTEMINIAI TYRIMAI: Organizacijos veiklos procesų valdymas Straipsnyje apibūdinami organizacijos veiklos procesai, įrodomas tiesioginis integralinis ryšys tarp tikslų, funkcijų ir procesų, apibrėžiama veiklos procesų valdymo esmė bei išdėstomas jo turinys. Autorius suformuluoja proceso valdymo funkcijas, išanalizuoja jų vykdymo būdus bei pateikia rekomendacijas procesų valdymo tobulinimui. Raktiniai žodžiai: veiklos tikslas, veiklos, funkcija, veiklos procesas, proceso valdymas, valdymo funkcija. The paper defines processes of organization s activity proving a direct integral link among the organization s aims, functions and processes. The author determines the purport and content of activity processes management, formulates the functions of process management and analyzes means of their execution. Recommendations for process management development are also presented. Keywords: aim of activity, activities, function, activity process, process management, management function. Įvadas Organizacijos veiklos rezultatai neatsiranda savaime jie generuojasi procesinėje veiklos veiksnių (klasikiniu požiūriu žemės, darbo, kapitalo) sąveikoje. Nuo šios sąveikos procesų kokybės tiesiogiai priklauso organizacijos veiklos rezultatų kokybė. Suprantama, rezultatų kokybei turi įtakos įvairūs veiklos veiksnių sąveikos aspektai, tačiau vienas iš svarbiausių procesų valdymo optimalumo užtikrinimas. Todėl akivaizdu, kad tiek vadybos teorijoje, tiek jos praktikoje procesų valdymo klausimams skiriamas vis didesnis dėmesys. Kai kuriuos organizacijų veiklos procesų valdymo klausimus pastaruoju dešimtmečiu nagrinėjo J. Gibson, J. Ivancevich ir J. Donnelly (1999), D. Collins (1998), G. Pinchot, E. Pinchot (1996), R. Holl (2001) ir kiti. Lietuvoje procesų valdymui analizuoti kai kuriuos savo darbus skyrė J. Kvedaravičius (2001; 2004), T. Augustauskas (2002), B. Melnikas (1995). Deja, tenka pripažinti, kad procesų valdymo tyrimai yra fragmentiški, nepakankamai išanalizuotas veiklos procesų ir valdymo procesų sąveikos organizacinis mechanizmas. Tai rodo, kad šio mechanizmo apibūdinimas ir jo parametrų nustatymas yra aktuali teorinė vadybos mokslo problema. Teorinių tyrimų, kurių pagrindu parengtas šis straipsnis, tikslai buvo šie: identifikuoti pagrindinius organizacijos veiklos procesus bei jų turinį, nustatyti ryšius tarp organizacijos tikslų, funkcijų ir veiklos procesų. profesorius, socialinių mokslų habilituotas daktaras, Vytauto Didžiojo universiteto Ekonomikos ir vadybos fakulteto Verslo konsultavimo ir tęstinių studijų centro vadovas. Adresas: S. Daukanto g. 28, Kaunas, 44282, Lietuva. Tel.: Faks.: El. pašt.: p.zakarevicius@evf.vdu.lt

2 124 apibūdinti veiklos procesų valdymo sistemų funkcijas ir sudaryti šių procesų valdymo grafinį modelį. Išdėstyti valdymo funkcijų realizavimo būdus, pateikti šių būdų panaudojimo vadybos praktikoje veiksmų ir operacijų sąrašą. Organizacijos tikslų, funkcijų ir veiklos procesų integralinis ryšys Organizacija tikslinga sistema. Visa jos veiklos esmė tikslų įgyvendinimas. Todėl funkcijos, kurias funkcionuodama atlieka organizacija, yra tikslų realizavimo išraiška. Kita vertus, atliekant vieną ar kitą funkciją turi būti vykdoma tam tikrų veiksmų seka, kitaip tariant veiklos procesas yra funkcijos praktinis rezultatas. Tokiu būdu galima pagrįstai teigti, kad tikslai, funkcijos bei veiklos procesai yra tampriai susieti ir sudaro grandinę tikslas funkcija procesas rezultatas. Tikslas tai numatomas (planuojamas) realus rezultatas, kurį reikia įgyvendinti, realizuoti. Ypač reikia pabrėžti, kad tai yra realiai pasiekiamas būsimasis rezultatas. Būtent tuo tikslas skiriasi nuo siekio ar noro. Pastarieji gali būti ir gana dažnai būna realiai neįgyvendinami. Tikslai analizuojami keliais aspektais. Pagrindiniai aspektai yra: analizė įgyvendinimo baigtumo požiūriu; analizė kompleksiškumo požiūriu; analizė įgyvendinimo laiko požiūriu. Baigtumo požiūriu skiriami atviri ir baigtiniai tikslai. Atviras yra toks tikslas, kurio įgyvendinimo rezultatai gaunami nuolat, kasdien, tačiau galutinio jo realizavimo niekada nebus. Pavyzdžiui, bibliotekos tikslas teikti skaitytojams šio pobūdžio paslaugą įgyvendinamas nuolat, tačiau niekada nesibaigia. Baigtinio tikslo įgyvendinimo pabaiga yra aiškiai nustatyta, rezultatas tiksliai suformuluotas pavyzdžiui, pastatyti namą. Kompleksiškumo požiūriu būna vienetiniai (mono) tikslai ir kompleksiniai integruoti tikslai. Vienetinis tikslas yra arba vienintelis, arba visiškai nesusietas su kitais tikslais ir realizuojamas atskirai nuo jų. Kompleksiniai integruoti tikslai tai keli (ar keliolika) tampriai susietų tikslų, kurie įgyvendinami kaip neišskiriama visuma. Įgyvendinimo laiko požiūriu yra trys tikslų grupės strateginiai, taktiniai ir operatyviniai tikslai. Strateginiai ilgalaikiai, taktiniai realizuojami konkretaus apibrėžto laikotarpio eigoje (pvz., per puse metų), operatyviniai kasdieniniai, einamieji. Formuluojant ir surašant organizacijos tikslus, pirmiausiai apibūdinami pagrindiniai sudėtingi (generaliniai) tikslai, po to jie detalizuojami į siauresnio pobūdžio tikslus, pastarieji dar smulkinami ir t.t. Sudaromas tikslų medis, kuris demonstruoja organizacijos tikslų visumą. Organizacijos veikla sudėtinga daugiaplanė veikla, todėl ji funkcionuoja, formuluodama ir realizuodama kompleksinius integruotus tikslus, nors tuo pačiu metu gali būti įgyvendinamas ir tas ar kitas vienetinis tikslas, nesusietas su bendraisiais kompleksiniais tikslais. Kompleksinių integruotų gamybinės organizacijos tikslų visuma, pačiu bendriausiu atveju, apibūdinama šiuo tikslų medžiu. Realizuojami šie penki tarpusavyje integruoti generaliniai tikslai:

3 Organizacijos veiklos procesų valdymas Mažiausiomis sąnaudomis gaminti produkto tiek ir tokios kokybės, kokia yra jo paklausa. 2. Parduoti pagamintus produktus įmanomai didesnėmis kainomis, pirkti žaliavas, medžiagas įmanomai mažesnėmis kainomis, gauti įmanomai didesnį pelną. 3. Efektyviai panaudoti gaunamus finansinius išteklius, ypač kaupimo ir vartojimo atžvilgiu. 4. Pasiekti ir nuolat palaikyti optimalų techninį technologinį gamybos ir kitos veiklos lygį. 5. Įmanomai geriau tenkinti organizacijos darbuotojų poreikius. Šiuos generalinius tikslus galima detalizuoti taip: 1.1. Suformuoti ir palaikyti optimalius pagrindinės gamybos pajėgumus ir efektyviai organizuoti gamybinį procesą Suformuoti ir palaikyti optimalius aptarnavimo gamybos pajėgumus ir efektyviai organizuoti šios gamybos veiklą Suformuoti lanksčią produkto pardavimo sistemą ir efektyviai vykdyti šią veiklą Suformuoti mobilią žaliavų, medžiagų, energijos įsigijimo sistemą ir efektyviai vykdyti šią veiklą Optimaliai planuoti organizacijos biudžetą, numatyti efektyviausias finansinių išteklių panaudojimo sritis Vykdyti biudžetą, vesti finansinių išteklių apskaitą, kontroliuoti lėšų naudojimo tvarką Užtikrinti gaminamo produkto optimalius techninius technologinius parametrus Užtikrinti įrengimų, įrangos, aparatūros, mechanizmų optimalų techninį technologinį lygį Užtikrinti optimalias darbo sąlygas, darbo organizavimą bei darbo užmokestį Palaikyti organizacijoje gerą sociopsichologinį klimatą Padėti darbuotojams spęsti jų gyvenimo klausimus, tiesiogiai nesusijusius su veikla organizacijoje. Funkcija organizacijos vykdoma veikla (jos dalis). Kaip taisyklė, organizacija yra daugiafunkcinė sistema. Jau buvo pabrėžta, kad organizacija vykdo funkcijas, įgyvendindama savo tikslus, todėl tikslai ir funkcijos tiesiogiai susieti, akivaizdus yra jų tapatumas. Gamybinės organizacijos funkcijos, sąlygojamos jos tikslų, yra šios: gamybinė ( produkto X gamyba); komercinė (produkto pardavimas, reikalingų išteklių pirkimas); ekonominė (efektyvus lėšų naudojimas); techninė technologinė (techninio lygio užtikrinimas); socialinė (darbuotojų poreikių tenkinimas). Funkcijos vykdymo praktinis rezultatas veiklos procesas. Gamybinėje organizacijoje realizuojant funkcijas vyksta šie sudėtingi, integruoti, tačiau sąlyginai autonominiai, procesai: produkto gamybos techninio ir organizacinio paruošimo produkto gamybos produkto pardavimo ir žaliavų, medžiagų, įrengimų bei kt. pirkimo finansinis ekonominis produkto kokybinių parametrų technologinio užtikrinimo procesai; socialinis (darbuotojų poreikių tenkinimo, interesų derinimo, jų tarpusavio santykių ir t. t.) procesas.

4 126 Procesą charakterizuoja tokie jo parametrai: 1) kokia substancija juda vykstant procesui (proceso turinys), 2) kokia tvarka ir seka juda substancija, kada ir kas įvyksta (proceso eiga ir operacijos), 3) kas vykdo atskiras procedūras-operacijas (proceso dalyviai). Veiklos procesų valdymo esmė ir turinys Šiuolaikinės vadybos teorijos teigia, kad organizacijos veiklos reguliavimo pagrindinis elementas yra sprendimas. Visuminis organizacijos valdymas tai informacinis procesas, kurio metu vyksta sprendimų parengimas, priėmimas ir jų įgyvendinimo organizavimas. Įgyvendinant sprendimus, reguliuojami organizacijos funkcijas realizuojantys procesai. Šio sudėtingo informacinio proceso metu organizacijos vadovams tenka priimti įvairaus turinio sprendimus gamybinius, finansinius, komercinius, socialinius ir kt. Tokiu būdu, valdymo veikla yra dualistinė veikla: ją vykdant tenka reguliuoti tiek ekonominius, gamybinius, komercinius, finansinius, tiek ir socialinius (žmonių veiklos ir santykių) procesus. Juk, pavyzdžiui, finansinis sprendimas, kur investuoti lėšas, arba komercinis sprendimas, kam parduoti, yra organizacijos valdymo proceso sudėtinės dalys, lygiai kaip ir sprendimas, kokias motyvavimo priemones taikyti vienu ar kitu atveju. Visais atvejais sprendimus priims vadovas, ir teigti, kad dalis jo veiklos yra valdymo veikla, o kita dalis ne, yra neteisinga. Organizacijos veiklos procesų valdymui objektyviai formuojasi jos valdymo sistema. Ši sistema vykdo valdymo funkcijas, kurių praktinė išraiška yra valdymo procesai. Atskirų organizacijos veiklos procesų valdymo funkcijos yra išvestinės valdymo sistemos tikslų realizavimo funkcijos, parodančios, kokią veiklą turi atlikti ši sistema, kad būtų įgyvendinti valdymo tikslai. Todėl, esant tokiam tikslų ir funkcijų ryšiui, pirmiausiai reikia suformuluoti valdymo proceso tikslus, o po to išvesti funkcijas. Gamybinės organizacijos valdymo sistemos tikslai yra, naudojantis visapusiška informacija, nuolat sekti organizacijos funkcionavimo eigą ir užtikrinti, kad optimaliai vyktų gamybiniai, techniniai technologiniai, komerciniai, finansiniai ekonominiai ir socialiniai procesai. Siekdama realizuoti šiuos tikslus, valdymo sistema turi vykdyti tokias funkcijas: reguliuoti produkto gamybos techninio ir organizacinio paruošimo procesus; reguliuoti tiesioginius produkto gamybos ir techninio aptarnavimo procesus; reguliuoti produkto pardavimo ir žaliavų, medžiagų, įrengimo bei kt. pirkimo (komercinius marketinginius) procesus; reguliuoti finansinius ekonominius procesus; reguliuoti socialinius (personalo veiklos ir santykių) procesus; Šių funkcijų praktinė išraiška yra visuminis organizacijos veiklos procesų valdymo procesas. Šis procesas jungia: 1. Produkto gamybos techninio ir organizacinio paruošimo valdymo procesą, kuriam vykstant reguliuojami:

5 Organizacijos veiklos procesų valdymas 127 naujų produktų kūrimo technologijų projektavimo organizacinio projektavimo aprūpinimo įrenginiais ir įranga technologinių linijų montavimo ir paleidimo procesas. 2. Produkto gamybos ir jos techninio aptarnavimo valdymo procesą, kuriam vykstant reguliuojami: produkto (tiesioginės) gamybos pajėgumų išdėstymo ir lankstaus koregavimo aptarnavimo (energetinės, įrengimų remonto, vidinio transporto ir kt.) gamybos eigos darbo organizavimo ir operatyvinio koordinavimo (dispečerizavimo) konstruktorinės ir technologinės priežiūros medžiagų (tame tarpe atsargų ir nebaigtos gamybos) naudojimo procesas. operatyvinės apskaitos, kiekybės ir kokybės kontrolės procesas. 3. Produkto pardavimo ir žaliavų, medžiagų, įrengimų įsigijimo valdymo procesą, kuriam vykstant reguliuojami: marketinginių tyrimų gaminių asortimento ir apimčių nustatymo kainų ir įkainavimo (kainodaros) pardavimų skatinimo ir reklamos produkto pasiskirstymo ir ir pardavimų organizavimo žaliavų, medžiagų, įrengimų pirkimo išorės transporto organizavimo produkto bei žaliavų, medžiagų sandėliavimo procesas. 4. Finansų valdymo procesą, kuriam vykstant reguliuojami: finansų apskaitos finansinės politikos (pelno, kreditų, kapitalo struktūros, dividendų, atsargų ir kt.) vykdymo ilgalaikio finansavimo ir investicijų trumpalaikio finansavimo ir apyvartinio kapitalo panaudojimo procesas. 5. Personalo valdymo procesą, kuriam vykstant reguliuojami: personalo verbavimo, parinkimo, paskirstymo darbo turinio nustatymo ir reglamentavimo personalo vertinimo personalo motyvavimo (atlyginimas už darbą, papildomos paslaugos, sociopsichologinis mikroklimatas ir kt.) personalo ugdymo (rengimo, kvalifikacijos tobulinimo) procesas. Saugaus darbo užtikrinimo Šie valdymo procesai išsiskaido į smulkesnius procesus, kurie vyksta visuose organizacijos struktūriniuose lygiuose, visuose jos padaliniuose, todėl visuminis valdymo procesas yra sudėtingas, integruotas, kompleksinis reiškinys. Apibendrinant šią medžiagą, sudaromas organizacijos veiklos procesų valdymo sisteminis grafinis modelis, pateiktas 1pav.

6 128 išorės informacija informacija apie veiklos rezultatus organizacijos valdymo sistemos tikslai organizacijos valdymo posistemė informacija apie išteklius valdymo procesai informacija apie veiklos eigą informacija apie išorės poveikius informacija apie produktą ištekliai visuomenės poreikiai organizacijos tikslai organizacijos funkcijas realizuojančios posistemės veiklos procesai produktas išorės poveikiai 1pav. Organizacijos veiklos procesų valdymo grafinis modelis Proceso valdymo funkcijos ir jų vykdymo būdai Valdant vieną ar kitą organizacijos veiklos procesą, valdymo sistemos darbuotojai nuolat renka informaciją apie eigą, analizuoja šią informaciją, parengia ir priima sprendimus bei organizuoja šių sprendimų įgyvendinimą. Taigi, veiklos procesų valdymas tai sprendimų parengimo, priėmimo ir jų įgyvendinimo organizavimo procesas. Organizacijoje tenka priimti ir įgyvendinti įvairiausio pobūdžio ir turinio sprendimus: globalinius ir lokalinius, kompleksinius ir programinius, strateginius, taktinius ir operatyvinius, gamybinius, komercinius, finansinius, socialinius ir t.t. Tačiau bet kurio sprendimo priėmimo ir įgyvendinimo logika yra analogiška. Sprendimo parengimo ir priėmimo eiga yra ši: informacijos rinkimas, sisteminimas, analizė; išvadų formulavimas, situacijos apibūdinimas, tikslų nustatymas; skaičiavimai, įvertinimai, galimų sprendimo variantų parengimas; geriausio varianto atrinkimas sprendimo priėmimas. Sprendimą įgyvendinant vyksta: įgyvendinimo plano sudarymas (planavimas); organizacinių priemonių parengimas (organizavimas); duomenų apie plano vykdymo eigą rinkimas ir įvertinimas (kontrolė);

7 Organizacijos veiklos procesų valdymas 129 veiksmų koregavimas ir nukreipimas (koordinavimas ir vadovavimas); veiklos ir elgesio skatinimas (motyvavimas). Sprendimo priėmimo ir įgyvendinimo veiksmai vadinami bendrosiomis valdymo funkcijomis. Taigi, bet kurio veiklos proceso valdymo funkcijos yra: sprendimo priėmimas ir parengimas; planavimas; organizavimas; kontrolė; koordinavimas ir vadovavimas; motyvavimas. Proceso valdymo funkcijas ir jų vykdymo būdus galima apibūdinti taip: Sprendimo parengimas ir priėmimas. Sprendimas tai principinis numatymas, ką ir kokiais būdais reikia daryti, kad būtų įgyvendintas tikslas, neliktų iškilusios problemos, būtų neutralizuota negatyvi situacija ir pan. Sprendimo parengimas ir priėmimas kūrybinis informacinis procesas. Sąlyginai jį galima skirti į parengimo ir priėmimo etapus. Yra įvairiausių sprendimo parengimų būdų. Dažniausiai naudojamas klasikinis būdas specialistai surenka visą įmanomą informaciją, ją apdoroja, išanalizuoja, skaičiuoja, sudaro įvairiausius variantus, apibūdina jų teigiamas ir neigiamas puses ir siūlo vadovui ar vadovybei pasirinkti geriausią variantą. Didelėse organizacijose, o dar dažniau makroekominėse sistemose, kartais sprendimui parengti naudojami matematinio modeliavimo metodai. Naudojant tokias matematikos atšakas kaip programavimas, statistiniai metodai, operacijų tyrimo ir lošimų teorijos ir kt., modeliuojami įvairūs variantai, parenkamas ir siūlomas priimti matematiniu požiūriu optimalus variantas. Rengiant sprendimus, gana efektyvi koncentruota grupinė veikla. Žinoma eilė įvairiausių tokio sprendimų parengimo būdo modifikacijų. Koncentruotos grupinės veiklos metodai rengiant sprendimus dažniausiai naudojami tuomet, kai informacija apie situaciją ar problemą yra nepakankama ir reikia pasiremti patyrimu, analogija, intuicija. Parengus sprendimą, jis turi būti priimtas ir įteisintas. Sprendimo priėmimas vadovo privilegija ir teisė. Tačiau vadovas nebūtinai vienasmeniškai turi priimti sprendimą jis gali pasitarti ar netgi oficialiai įteisinti sprendimą kaip grupės atsakingų darbuotojų nuomonę. Todėl skiriami trys sprendimo priėmimo būdai: Vienasmenis (individualus) būdas. Vadovas, išanalizavęs parengtus siūlymus ir įvertindamas savo patyrimą ir intuiciją, pats vienas priima sprendimą. Kolegialus (grupinis) būdas. Parengtus siūlymus analizuoja ir sprendimą priima oficialiai įteisinta darbuotojų grupė (kolegija). Jei kolegijoje nėra vieningos nuomonės, sprendimas priimamas paprasta ar kvalifikuota balsų dauguma. Vadovas tik įformina kolegijos sprendimą. Visuotinis būdas. Sprendimą priima visi organizacijos nariai, turintys balso teisę. Pavyzdžiui: akcinėje bendrovėje visi akcininkai, mokslo institute visi mokslininkai ir pan. Kaip taisyklė, tokie sprendimai priimami balsavimo būdu. Planavimas. Planas yra sprendimo įgyvendinimo projektas. Jame išdėstoma, kokius veiksmus ir kada reikia atlikti, o taip pat, kas juos atliks ir kokiais resursais naudosis, realizuojant sprendimą. Planai klasifikuojami: planinio laikotarpio požiūriu strateginiai, taktiniai, operatyviniai;

8 130 turinio požiūriu pardavimo, gamybos, aprūpinimo, finansų, techninio vystymo, personalo (socialinės veikos); sprendimo tikslų požiūriu kompleksiniai, programiniai; apimties požiūriu globaliniai, lokaliniai. Kiekvienas planas apibūdinamas visais keturiais požiūriais. Pavyzdžiui, organizacijoje sudaromas taktinis kompleksinis globalinis gamybos planas arba operatyvinis programinis lokalinis pardavimo planas ir t.t. Todėl planų, kaip ir sprendimų, įvairovė organizacijoje yra labai didelė. Planams rengti organizacijoje sudaromos specialistų grupės, nuolat veikiantys padaliniai. Tokiuose padaliniuose turi dirbti įvairių pakraipų specialistai gerai išmanantys veiklos turinį, analitikai, sistemininkai. Patyrimas rodo, kad kokybiški planai parengiami tik jiems vieningai dirbant, integruojant skirtingas žinias ir veiklos metodus. Organizavimas. Organizavimas tai plano įgyvendinimo organizacinės sistemos ( žmonių, dalyvaujančių plano realizavime pareigų, darbų ir tarpusavio ryšių) sudarymas. Organizavimas tampriai siejasi su organizacine valdymo struktūra, ypač įgyvendinant ilgalaikius, globalinius planus. Tačiau būtina pabrėžti, kad valdymo struktūros sudarymas ir organizavimas tai ne vienas ir tas pas dalykas. Organizacinė struktūra formuojama nuolatinių organizacijos valdymo tikslų įgyvendinimui bei procesų valdymui, organizavimo funkcija užtikrina kiekvieno konkretaus plano organizacines priemones. Šios priemonės tokios: veiksmų (darbų, operacijų), numatytų plane detalizavimas, konkretinimas, reglamentavimas; darbuotojų detalizuotoms ir reglamentuotoms operacijoms atlikti numatymas, parinkimas, jų pareigų tikslus apibūdinimas, supažindinimas su pareigomis ir operacijomis; darbuotojų tarpusavio ryšio ir pavaldumo nustatymas; vadovų, vadovaujančių plano įgyvendinimui, pareigų paskirstymas (centralizavimas, decetralizavimas, delegavimas ir pan.); plano realizavimo kontrolės sistemos (tvarkos, metodų, proceso) parengimas. Organizavimas tai analitikų, sistemininkų, generalistų veiklos sfera. Kontrolė. Kontrolė tai duomenų apie plano įgyvendinimą rinkimas, analizė ir įvertinimas. Kontrolės formos yra labai įvairios. Kontroliuoti galima tiesiogiai ir netiesiogiai. Tiesioginė kontrolė vyksta tuomet, kai kontrolierius pats gauna pirminius duomenis ir jų pagrindu daro išvadas. Netiesioginė kontrolė tai antrinių (išvestinių) duomenų analizė ir įvertinimas. Laiko požiūriu kontroliuoti galima nuolat, periodiškai ir atsitiktinai. Nuolatinė kontrolė visą laiką, be pertraukų vykstantis duomenų rinkimo ir apdorojimo procesas. Periodinė kontrolė kontroliavimas nustatytais momentais, kurie kartojasi tam tikra tvarka. Atsitiktinė kontrolė duomenų paėmimas atsitiktiniu momentu, dažniausiai netikėtai, nežinant kontroliuojamam objektui ar subjektui. Sudėtingi procesai dažnai kontroliuojami naudojant statistinės kontrolės formą surenkant reikiamą kiekį duomenų, statistiniais metodais juos padorojant ir po to išanalizuojant. Gamybinių technologinių procesų kontrolei taikoma operacinės kontrolės forma. Jos esmė tokia: operacijų sekoje, atlikus nustatytą kiekį

9 Organizacijos veiklos procesų valdymas 131 gamybinių technologinių operacijų, vykdoma kontrolinė operacija patikrinama, ar jau atliktos operacijos padarytos reikiamai. Toliau vyksta analogiškas procesas. Koordinavimas, vadovavimas ir motyvavimas. Koordinavimo esmė tai vykdytojų veiksmų, jei jie neatitinka plane numatytą eigą, koregavimas. Vadovavimą plačiąja prasme būtina suprasti kaip sprendimų priėmimą ir jų įgyvendinimo organizavimą. Iš vadovavimo funkcijos turinio eliminuoti sprendimų priėmimą yra neteisinga, nes priimti sprendimą yra būtent tik vadovo kompetencija. Siauresne prasme, vadovavimas traktuojamas kaip koordinavimas (veiksmų koregavimas). Jis vyksta atliekant poveikį vienam ar kitam vykdytojui taip, kad šis pakeistų savo veiklą ir priderintų ją prie plane numatytos eigos. Vadovaujant naudojami įvairūs poveikio būdai, tačiau dažniausiai sutinkami yra šie: varijuojant atlyginimu už atliekamą darbą; nurodant, įsakant, griežtai reikalaujant tiksliai vykdyti įstatymus ir užduotis; taikant sociopsichologines priemones, kurių metu išnaudojami vykdytojų charakterio bruožai, psichologinės savybės, santykiai su bendradarbiais, gyvenimo situacijos ir kt. Vadovaujant būtina integruotai taikyti visus tris poveikio būdus, suprantama, vienose situacijose daugiau naudojant vienokį, o kitose kitokį poveikį. Motyvai, dėl kurių darbuotojas dirba geriau ar blogiau, yra labai įvairūs. Poveikio būdų parinkimas labai priklauso nuo veiklos motyvų. Todėl vadovavimas ir motyvavimas tarpusavyje labai susietos, integruotos funkcijos. Išvados 1. Organizacijos veiklos procesai tai jos atliekamų funkcijų, kurios yra tikslų realizavimo išraiška, praktinis rezultatas. Tai rodo, kad organizacijos tikslai, funkcijos bei veiklos procesai yra tampriai susieti ir sudaro grandinę tikslas funkcija procesas rezultatas. 2. Pagrindiniai gamybinės organizacijos veiklos procesai yra: produkto gamybos paruošimo procesas, produkto gamybos organizavimo procesas, produkto pardavimo ir apsirūpinimo procesas, finansinės veiklos procesas, socialinių reikmių tenkinimo procesas. Šių procesų valdymo metu vyksta veiksmų, realizuojančių proceso turinį, reguliavimas. 3. Veiklos proceso metu vykstančių veiksmų reguliavimas tai sprendimų parengimo, priėmimo ir jų įgyvendinimo procesas. Sprendimo parengimo, priėmimo įgyvendinimo veiksmai (sprendimo priėmimas, parengimas, planavimas, organizavimas, kontrolė, koordinavimas ir vadovavimas, motyvavimas) yra veiklos procesų valdymo turinio pagrindas. Literatūra 1. Augustauskas, T. (2002). Verslo organizacijų vystymosi programavimas. Kaunas: VDU. 2. Collins, D. (1998). Organizational Change. London: University of East England. 3. Gibson, J., Ivancevich, J., Donnelly, J. (1999). Organizations: Bahavior, Structure, Processes. Boston: McGrawHill. 4. Grant, R. (2000). Contemporary Strategy Analysis. Massachusetts: Blackwell Publichers.

10 Holl, R.(2001). Organizacii: strukturi, processi, rezultati.(rusų k.) Sankt Peterburg: Piter. 6. Kotter, J., Cohen, D. (2002). The Heart of Change. Harvard: HBS. 7. Kvedaravičius, J. (2001). Organization Self development. Research paper No. 20/01. Roskilde: RU. 8. Melnikas, B. (1995). Transformacijos Rytų Europoje: valdymo procesai ir raidos. Socialiniai mokslai. Kaunas: KTU. 9. Nunberg, G. (2001). The Way We Talk Now. New York: Houghton Miffin Co. 10. Pinchot, G., Pinchot, E. (1996). The Intelligent Organization. Boston: Berret. 11. Prahalad, C., Harts, S.(2000). Strategies for the Bottom of the Pyramid. Harvard: HBS. 12. Zakarevičius, P. (2002). Vadyba: genezė, dabartis, tendencijos. Kaunas: VDU. 13. Zakarevičius, P. (2003). Pokyčiai organizacijose: priežastys, valdymas, pasekmės. Kaunas: VDU. 14. Zakarevičius, P., Kvedaravičius, J., Augustauskas, T. (2004). Organizacijų vystymosi paradigma. Kaunas: VDU. Straipsnis įteiktas: Parengtas publikuoti: MANAGEMENT OF ORGANIZATION S ACTIVITY PROCESSES S u m m a r y Results of organization s activity do not emerge by themselves they are generating within the operational interaction of activity factors (according to classical approach they are: land, work and capital). Quality of the organization s activity results directly depends on the interaction processes quality. Naturally various aspects of the activity factors interaction have impact on the quality of results; however, one of the main aspects is to secure the optimal process management. Thus it is obvious that more and more attention is paid to process management questions in management theory as well as in practice. In these latter years some questions concerning management of organizations activity processes were discussed by J. Gibson, J. Ivanscevich and J. Donnelly (1999), D. Collins (1998), G. Pinchot, E. Pinchot (1996), R. Holl (2001) and others. In Lithuania J. Kvedaravičius (2001; 2004), T. Augustauskas (2002) and B. Melnikas (1995) devoted some of their scientific works to process management. However, it should be admitted that research on process management is fragmentary and the interaction mechanism between activity processes and management processes has been analyzed insufficiently. It evidences that the actual theoretical problem in management science description of the interaction mechanism and establishment of its parameters still remains. The aims of the research, basing on which this paper was prepared, were as follows: To identify the main processes of organization s activity and their content, to set links among the organization s aims, functions and activity processes. To define the functions of process management systems and to create a graphical model of these processes management. To set means for realizing management functions, to present the description of these means actions and operations for application in management practice. While realizing the research aims there have been concluded that: 1. The organization s activity processes is a practical result of its performed functions, which reflect the materialization of the organization s aims. This suggests that the organization s aims, functions and activity processes are closely connected and make the chain aim functions process result. 2. The main activity processes of a manufacturing organization are: process of product preparation to manufacture, process of organization, process of product sales and provision, financial activity process, process of meeting social wants. During these processes there takes place regulation of activities, which actualize the content of the process. 3. Regulation of activities that take place during the activity process constitutes the process of decision preparation, making and implementation. The base of the activity processes management content comprises of the decision preparation, making and implementation actions (decision preparation and making, planning, organization, control, coordination and management, motivation).

11 Copyright of Management of Organizations: Systematic Research is the property of Management of Organizations: Systematic Research and its content may not be copied or ed to multiple sites or posted to a listserv without the copyright holder's express written permission. However, users may print, download, or articles for individual use.